青山慈善基金会项目管理办法

 第一章 总 则

第一条 为加强青山慈善基金会（以下简称“基金会”）的项 目管理，提高项目的质量、效率，建立科学、规范、高效的管理模式，保障捐赠方、基金会和受益方的合法权益，增强社会公信度，根据《慈善法》《基金会管理条例》和《青山慈善基金会章程》，制定本办法。

第二条 基金会的项目选择与实施坚持公开、公平、透明的原则， 最大限度地发挥公益慈善效应。

第三条 本管理办法包括总则，管理结构，项目方案申报与核批， 项目合同，项目财务，项目执行，项目档案，法律责任和附则共九章， 适用于基金会所有项目之管理。

 第二章 管理结构

第四条 基金会项目管理分战略规划，年度计划和项目方案三个 层面。

第五条 基金会理事会每5年左右审议通过基金会的战略规划，明确项目方向和聚焦区域，作为基金会项目管理的基本依据。

第六条 基于战略规划，基金会项目部（以下简称“项目部”）每年整合形成年度计划预算。由秘书长办公会根据项目部初审意见审核年度计划预算，报理事会审核后予以实施。

第七条 年度计划外的预算，按资金额度分级审批：

（一）50万元人民币（含）以下的，由项目部提出，报秘书长办公会审批；

（二）100万元人民币（含）以下的，由项目部提出，报秘书长办公会审核，理事会授权理事长审批。

（三）100万元人民币以上的，由项目部提出，报秘书长办公会审核，理事长审核，报理事会审议通过后执行。

第八条 项目方案是项目部根据已获审批的年度计划或年度计划 外预算，组织项目的申请机构编制，根据本办法报送核批的具体项目 执行方案。

第三章 项目方案申报与核批

第九条 项目方案申报，申请机构应符合下列条件：

（一）依法注册且有效存续，近三年内未被列入异常名录；

（二）有详细科学的项目建议书；

（三）有符合项目管理要求的执行团队和管理机制；

（四）财务管理规范，能保证专项核算、专款专用。

第十条 项目方案申报须填写基金会立项审批表及项目立项报告，项目立项报告包括但不限于以下内容：

（一）项目名称、申请机构介绍，包括机构的类型、性质、使命与愿景、受助对象、组织架构、人员情况、正在开展的项目和已经完 成的项目情况介绍等；

（二）项目执行团队介绍，包括申请机构负责人和项目团队主 要成员简历和相关资质证明，以及成员在项目中的职责与分工等；

（三）账户信息和资金管理流程；

（四）项目介绍，包括项目的立项依据，实施时间、地点、周期、 方法、主要活动，和受益人群等；

（五）项目预算和项目执行时间表；

第十一条 申请机构须提交主体资质证明（法人登记证和上一年度年检报告）、机构章程等内部管理文件，以及其他必要文件。

第十二条 一年期以下（含）项目，须提交项目年度方案；一年 期以上（不含）项目，须提交项目年度方案和整体规划。

第十三条 基金会项目部负责对项目立项报告进行初审，初审时应考虑如下因素：

（一）申请机构是否具备实施项目相关资质；

（二）项目设计是否符合基金会的战略和年度计划；

（三）项目团队的执行能力；

（四）项目的可操作性和可推广性；

（五）对项目慈善公益效果的预期评价。

初审是项目立项报告评审的关键环节，项目部收到项目申请后，应通过约谈、访谈、现场调查等方式进一步了解项目立项报告的详细情况。对首次申请的项目方案，应重点审核申请机构资质与诚信记录、项目团队的执行能力和预期慈善公益效果。初审在收到项目立项报告后十五个工作日内完成。

第十四条 项目立项报告通过初审后，报财务部审核，审核通过后报分管副秘书长审核，最后由秘书长审核。

第十五条 项目立项报告评审中，基金会可根据需要要求申请机构对申报项目进行补充说明或提交补充资料。

 第四章 项目合同

第十六条 签订项目合同，应遵循谈判、审查、批准、签订的先 后顺序，未经核批的合同，一律不准签订。

第十七条 项目部负责协调法务部提前介入合同谈判，以及负责起草或协调起草《项目合作协议》《捐赠协议》或其他书面形式的项目合同文本。

第十八条项目部应履行项目合同核批程序，留存完整的合同审批记录。

第十九条 基金会签订项目合同前，由项目部将协议草案及相关背景资料送法务、财务和其他相关部门审查会签后，报秘书长核批后签订。未经核批的合同，项目部不得办理签约手续，财务部不得办理付款手续。

第二十条 已完成核批程序的项目立项报告和项目合同，由基金会与项目申请机构签订项目合同，签订手续须符合本办法的要求及相关法律法规的规定。基金会各职能部门或不具备法人资格的内部机构不得以部门或内部机构的名义签订合同。

第二十一条 项目合同签约文本的审定盖章：

（一）合同签约文本在履行规定的合同核批程序后才能定稿，项 目部负责核对签约文本与审批合同文本的一致性。

（二）合同签约文本审核定稿后，由项目部办理签约手续，未经规定的合同审批程序，经办部门和签约单位不得擅自变更合同内容。

（三）未按规定的合同审批程序审查的合同，基金会印章保管部 门不得加盖基金会公章或合同专用章。

（四）合同经办部门需在合同完成签署之日登记用印、签订信息。

第二十二条 签订项目合同,必须由各方法定代表人或授权代表 在全部合同文件上签章并加盖单位公章，合同及附件的每一页都要加盖骑缝章。重要合同的正文和附件的每一页均应由法定代表人或授权代表签署，必要时办理公证或律师见证。

第二十三条 基金会如由授权代表签署项目合同的，须履行正式 的授权程序，制定书面授权委托书，并且授权委托书须由基金会法定 代表人负责签署及加盖基金会公章。

第二十四条 项目合同签订前需要报经国家有关主管部门审批或 备案的，应当履行相应审批或备案程序。

第二十五条 项目合同必须条款齐全、权责明确，在适用的范围内应明确约定捐赠或资助的财产、支付方式和条件、用途、项目执行期限、违约责任追究等内容，基金会应保留查询捐赠或资助使用与管理情况、实施检查与审计等项目监督的权利，基金会应要求申请机构遵守专款专用、反商业贿赂等合规和自律承诺，涉及实物资产捐赠或资助的应约定实物交接程序。

第五章 项目财务

第二十六条 项目拨款计划由基金会项目部与项目执行机构根据项目活动周期协商安排，并在项目合同中作出相应的约定，可视项目需要以一次性或分批拨付。

第二十七条 首批资金于项目合同签订后按约定拨付。若需分批拨付，后续资金根据项目实际进展情况拨付，拨付时执行机构须提交项目中期执行报告。必要时酌情保留不低于项目预算 5％作为尾款，于执行机构提交验收合格的结项材料后予以拨付。

第二十八条 因自然灾害等突发性原因发生的资助项目、额度特别小的资助项目等可根据具体情况决定付款的时间、次数及比例。

第二十九条  项目部根据项目协议约定，在符合项目拨款条件 的前提下，提交完整的拨款审批材料至财务部审核，审核通过后报基金会分管副秘书长审核，通过后报秘书长审核签批后方可安排拨款。完成核批后的拨款时间一般不超过十个工作日。

第三十条 收到项目拨款后，项目部应要求项目执行机构在 十五个工作日内或项目合同约定的其他日子内向基金会财务部提供合法合规票据。

第六章 项目执行

第三十一条 项目执行机构应制定严格的项目管理制度，建立高效的项目执行团队，认真履行项目协议。

第三十二条 项目执行机构应当按照项目协议的约定，落实配套资金及配套条件，并严格执行项目资金预算。 

第三十三条 建立项目定期报告制度：

（一）执行机构须在5月底前提交前一年项目执行年度的年审；

（二）分批拨付的项目，在拨付前须提交已拨付款项的财务报告和进展报告；

（三）项目完成后，应提交项目结项材料。项目结项材料应包括如下内容：结项审批表、项目结项报告、项目实施档案、社会效益及经济效益佐证、项目资金会计核算材料。

（四）项目部具体负责项目的报告跟进和落实，每年年底核查项目档案。

第三十四条 基金会项目部具体负责项目的前期调查、筛选、项目编制、签约、实施和监督管理等事宜。

第三十五条 项目部应通过电话、电邮等方式与执行机构保持积极有效的日常沟通，及时跟进、了解项目进展情况，确保项目的顺利实施。

项目部应促使及监督项目执行机构遵照本办法的相关规定执 行项目，并在有关协议中予以落实相关要求，促使及监督项目执行机 构根据协议履行义务，按照约定方式使用资金。

第三十六条 项目部可根据需要，与项目执行机构沟通后对项目实施情况进行现场检查，必要时可聘请外部专家进行协助，执行机 构应积极配合。

第三十七条 检查完毕后，项目部应负责填写检查报告，对检 查中发现的问题提出整改建议，报基金会秘书长审核同意后向项目执行机构提出并要求落实整改建议。

第三十八条 基金会根据国家相关规定定期或不定期对资助项目进行财务检查，对重大项目实施专项审计。

第三十九条 项目调整及终止：

（一）项目调整

1、项目周期调整：项目如需延期，在项目原计划周期内由执行机构提出书面申请，报分管副秘书长、秘书长审批。

2、项目预算调整：项目总预算原则上不可调增。如需调增，须由项目部协助项目执行机构编制有关书面方案及提供相关证明材料，报秘书长办公会批准。

3、项目内容调整：项目执行期间，如因项目实施条件出现变化， 需调整项目内容，在不影响项目整体产出和成效的前提下，由执行机 构自行变更后及时向项目部报备。

（二）项目终止

如项目因所处自然、社会环境等因素（如自然灾害、政策变动）， 而导致项目需要终止的，由执行机构提出书面申请，报基金会秘书长 办公会批准后执行。项目终止，受赠方应当与基金会签订合同终止协议或合同解除协议，已拨付资金或财产如有剩余的，项目执行机构应当于终止协议签订后二十个工作日内退回基金会。

以上有关变更、调整或终止如涉及项目合同约定的变动，应按合 同核批流程履行合同修订的核批程序，经核批同意后签订合同补充协 议。

第四十条 项目结项后，如有资金结余，项目执行机构应退还 至青山慈善基金会，或者由执行机构将结余资金用于与原公益目的相近似的用途。执行机构如需使用结余资金，应当向基金会提交《项目结余资金使用预算申请表》，经基金会秘书长办公会批准后可使用结余资金。

第四十一条 因项目执行机构违反协议，导致资金被滥用、项目无法妥善完成或项目的目的无法达到，基金会应追究有关机构的违约责任及/或其他法律上的责任。

如因上述违约引致项目或协议的变更、调整或终止，基金会应当要求项目执行机构根据协议退回相应的款项，并赔偿有关的损失。

第七章 项目档案

第四十二条 项目部负责项目的档案管理工作，项目部负责项目档案编制。在项目启动后，项目部应立即设立项目档案管理清单，并按期收集整理好档案定期归档并保存。

第四十三条 项目档案是在项目的申请、评审、实施、监督管理过程中直接形成、具有一定的保存价值、体现为文字、图表、声像、电子数码等不同形式、不同载体的历史纪录。

第四十四条 项目档案至少应包括如下内容：立项审批表、项目立项报告、项目合作协议、捐赠协议、机构介绍、法人登记证、项目中期执行报告、结项审批表、项目结项报告、项目事实档案、社会效益及经济效益佐证材料、项目资金会计核算材料等。项目档案应包括电子档案和纸质档案，两套档案同时备存。

第四十五条 根据相关的法律、法规和制度，如有特定的档案管理要求，项目部须严格予以遵守及适用。 

第八章 法律责任

第四十六条 项目申请、执行机构对基金会负有诚信义务，应诚实履行公益慈善项目，通过项目实施充分发挥资助资金的公益慈善效用，实现《青山慈善基金会章程》中规定的宗旨；项目申报、实施中如发现执行机构提交虚假资料、滥用、挪用资金等重大问题，基金会可随时中止或终止项目协议，并依法追究执行机构及相关人员的法律责任。

第四十七条 基金会人员应当遵守法律法规、规章制度、劳动纪 律和职业道德，忠诚履行工作职责，不得利用职权谋取私利。工作中 如发现有影响项目申报、评审、实施与管理或其他方面的不当行为， 由基金会提出批评，造成严重后果的，可由基金会解聘、辞退，并在 适用情况下应追究有关法律责任。

第九章 附则

第四十九条 本办法由青山基金会负责解释。